Etický kodex společnosti Visual Communication, a.s.
pro zajištění trvale udržitelné budoucnosti
„Dělejme ty správné věci!“
Najdeš tu hodnoty, principy a pravidla, podle kterých v holdingu VISUAL COMMUNICATION jednáme. U každé kapitoly jsou i modelové situace z praxe. Když si v nějaké situaci nebudeš vědět rady, začni kapitolou Jak se rozhodovat.
„Dodržování etického kodexu je cesta, jak společné úsilí nás všech proměnit v trvalé hodnoty.“
Vážení kolegové,
za dobu existence naší firmy jsme realizovali spoustu zakázek přinášejících užitek a věřím, že i radost, mnoha tisícům uživatelů. Zatímco se naše firma vyvíjela a měnil se i charakter a rozsah našich zakázek, náš závazek dodržování základních hodnot přetrvává a dává nám jasnou orientaci při našich dlouhodobých i krátkodobých rozhodnutích.
Naši zákazníci a obchodní partneři, ale i úřady státní správy sledují nejen to, co děláme, ale také jak to děláme. Proto je důležité nadále se v našem jednání řídit těmi správnými pravidly, která respektují právě naše základní hodnoty.
Etický kodex je určen k lepšímu porozumění našim základním hodnotám a významu osobní odpovědnosti každého zaměstnance holdingu VISUAL COMMUNICATION.
Očekávám důsledné dodržování našeho Etického kodexu při naší každodenní práci. Jsem přesvědčen, že je to ta správná cesta, jak pracovní úsilí nás všech přeměňovat v trvalé hodnoty.
Děkuji vám,
David Leschpředseda představenstva
Komu je určen a jak s ním pracovat.
Naše základní hodnoty řídí naše jednání a ovlivňují fungování celé společnosti. Orientujeme se proto na rozvoj dlouhodobých partnerství, inovativní a efektivní řešení, vzájemnou úctu a na dlouhodobou prosperitu společnosti.
To, jak se každý z nás v holdingu VISUAL COMMUNICATION chová, ovlivňuje nejen obraz společnosti navenek, ale také prostředí, ve kterém společně pracujeme. Způsob, jakým jednáme se zákazníky, obchodními partnery i mezi sebou, je proto stejně důležitý jako samotná náplň našeho podnikání.
Etický kodex se vztahuje na:
členy statutárních orgánů a vedoucí pracovníky,
všechny zaměstnance holdingu (bez ohledu na typ pracovního poměru),
brigádníky, stážisty a agenturní pracovníky vykonávající práci pro holding,
v přiměřeném rozsahu i dodavatele, subdodavatele a další obchodní partnery, u nichž očekáváme dodržování obdobných standardů.
Etický kodex je praktickým průvodcem pro situace, se kterými se při své práci můžeš setkat. Pomůže ti lépe se rozhodovat a vědět, na koho se obrátit, pokud si nejsi jistý/á, jak postupovat.
PosláníPřinášíme zákazníkům inspiraci, užitek i radost.
Věříme v dlouhodobé a vzájemně přínosné vztahy s našimi zákazníky, zaměstnanci i dodavateli. Právě na nich stavíme naši důvěru, spolupráci a dlouhodobý úspěch.
Jako lídr v oboru přijímáme odpovědnost za inovace a rozvoj trhu. Kombinujeme osvědčená a inovativní řešení, která zákazníkům přinášejí dlouhodobou hodnotu.
Náš úspěch stojí na znalostech, schopnostech a týmové práci našich lidí. Vytváříme prostředí, které podporuje kvalitní výkon, odborný růst, vzájemný respekt a spolupráci.
Propojujeme různé technologie a způsoby jejich ovládání tak, aby jejich používání bylo snadné a praktické. Technologie mají lidem uvolňovat ruce pro kreativní práci a efektivní komunikaci.
Naše dlouhodobá prosperita stojí na hodnotě, kterou vytváříme pro naše zákazníky. Umožňuje nám rozvíjet naše schopnosti, investovat do budoucnosti a vytvářet stabilní prostředí pro další růst.
Děláme ty správné věci!
Buď odpovědný/á za svá rozhodnutí a jednání. Pokud si nejsi jistý/á nebo máš obavu, ptej se a ozvi se.
Buď odpovědný/á za svá rozhodnutí a jednání. Pokud si nejsi jistý/á nebo máš obavu, ptej se a ozvi se.
Dělej správné věci, i když to není vždy snadné. Buď otevřený/á, důvěryhodný/á a srozumitelný/á v tom, co říkáš i děláš.
Jednej s každým s respektem a důstojností. Chovej se férově a ohleduplně ke svým kolegům, zákazníkům i obchodním partnerům. Respektuj různorodost a přispívej k prostředí, ve kterém se dobře pracuje.
dobré jméno firmy a jednáme v souladu s našimi hodnotami, Etickým kodexem a pravidly.
pokud máme obavu z nesprávného jednání – i když se nás přímo netýká.
a chováme se v souladu s našimi hodnotami i tam, kde nás nikdo nevidí.
Jakožto zaměstnanci holdingu VISUAL COMMUNICATION máme za úkol zajistit, aby činnost společnosti probíhala v souladu s postupy odpovědného podnikání.
Každý ze zaměstnanců je povinen plnit následující povinnosti:
Jsme různorodý tým, který spojují společné hodnoty a etické principy. Díky nim můžeme společně pracovat na našich cílech a vzájemně se respektovat. Ke každému – ke kolegům, zákazníkům i dodavatelům – přistupujeme s respektem, důstojností a férově.
Rozhodnutí o náboru zaměstnanců přijímáme na základě jejich schopností, bez ohledu na chráněné charakteristiky.
Jednáme s ostatními s úctou a nikdy se nezapojujeme do jednání, které by mohlo být vnímáno jako obtěžující, nepřátelské či neuctivé.
Uvědomujeme si, že každý zaměstnanec je osobností, která může obohacovat kolektiv unikátními přínosy.
Dáváme zaměstnancům možnosti školení a vzdělávání.
Respektujeme osobní údaje a informace o majetku druhých osob (viz také kapitola Ochrana osobních údajů).
Jejich dodržování je nezbytné pro úspěšnou spolupráci a vyjadřuje úctu k partnerům.
Při náboru, hodnocení, odměňování i dalších rozhodnutích souvisejících se zaměstnáním nesmíme diskriminovat podle žádné z těchto charakteristik:
Obtěžování je jakékoli nevítané, urážlivé nebo diskriminační chování, které vytváří nepřátelské pracovní prostředí.
Pro nahlášení není podstatné, zda se chování týkalo přímo tebe, nebo jsi ho jen zaznamenal/a u kolegů. Postup nahlášení viz kapitola Jak postupovat při obavách z nesprávného jednání.
Spolupracovník vypráví vtipy a dělá narážky, které se mi zdají urážlivé. Většina kolegů se jim směje, ale vím, že pro jiné jsou nepříjemné. Můj nadřízený o tom ví, ale nic se nemění. Co bych měl/a udělat?
Jak se zachovat?Skrýt odpověďNahlas toto jednání podle pokynů uvedených v kapitole Jak postupovat při obavách z nesprávného jednání. Pokud je to pro tebe přijatelné, řekni příslušnému spolupracovníkovi, že se cítíš dotčený/á jeho jednáním, a požádej ho, aby s tím přestal.
Důsledně dodržujeme postupy managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci zavedené v naší společnosti.
Každý zaměstnanec a subdodavatel má nejen právo, ale i povinnost okamžitě zastavit jakoukoli práci nebo situaci, kterou lze důvodně považovat za nebezpečnou – pro sebe, kolegy nebo veřejnost – a nahlásit ji nadřízenému. Žádný termín ani obchodní tlak není důvodem k obětování bezpečnosti.
Důvěru našich zákazníků si získáváme a udržujeme tím, že rychle reagujeme na jejich požadavky a poskytujeme jim řešení, která jim přinesou užitek i radost z jejich používání.
Poskytování a přijímání darů či pozorností „vysoké hodnoty“ společnost nepodporuje. Za akceptovatelnou hranici považujeme hodnotu odpovídající nejvýše ceně 1 000 Kč. Pokud by výjimečně hodnota přesáhla 1 000 Kč, musí být schválena odpovědným vedoucím pracovníkem.
Přímo ani nepřímo nenabízíme ani neposkytujeme jakékoli platby či jiné odměny s cílem ovlivnit obchodní rozhodnutí. I některé nepeněžité dary mohou být vnímány jako úplatek.
Veškeré důvěrné informace o našich zákaznících i dodavatelích pečlivě chráníme a poskytneme je pouze osobám, které mají k jejich získání oprávnění. Naše IT postupy obsahují kontrolní a bezpečnostní prvky, které zajistí dostatečnou úroveň ochrany údajů našich obchodních partnerů.
Dlouhodobě spolupracuješ s dodavatelem a blíží se okamžik, kdy bude potřeba obnovit obchodní smlouvu. V den tvých narozenin dostaneš od tohoto dodavatele dárek, jehož hodnota se zřejmě blíží 1 000 Kč, nebo ji i přesahuje.
Jak se zachovat?Skrýt odpověďPokud máš z hlediska své funkce či pracovního zařazení vliv na rozhodnutí o obchodní spolupráci s tímto dodavatelem, nemůžeš dar přijmout, i kdyby nedosahoval zmíněné hodnoty. Pokud by byl dar ještě v limitu a neměl by vliv na tvou nestrannost, je takový dar přijatelný, ale další dary od tohoto dodavatele budeš muset odmítnout. V každém případě musíš zvážit, zda motivem poskytnutí daru není blížící se vyhodnocování dodavatelů. Pokud by to byl tento případ, měl/a bys informovat svého manažera.
Dodavatelská firma tě pozve na třídenní „školení pro uživatele“. Školení se koná v turistickém rezortu ve známé výletní destinaci a dodavatel hradí veškeré náklady na dopravu a ubytování. Z časového rozvrhu vyplývá, že na programu je tříhodinové školení první den a zbývající dva dny jsou naplněny kulinářskými akcemi a volným programem. Hodnota cesty je velmi vysoká, ale je možné, že by obsah úvodního školení mohl být cenný.
Jak se zachovat?Skrýt odpověďPodobné akce přinášejí cennou příležitost nejen ke zvýšení odborných vědomostí, ale i k výměně informací o potřebách a očekáváních. Společnost může přispět připomínkami ke zlepšení kvality dodávaných produktů či služeb. Je však důležité, aby se od takového školení neočekávalo, že ovlivní společnost při výběru dodavatele. Polož si otázku, zda má toto školení pro společnost opravdu dostatečný význam, a co můžeš udělat pro to, aby tvoje účast měla co největší přínos.
Na odborné výstavě potkáš zástupce konkurenční společnosti, který se tě zeptá, zda se chystáte podat nabídku do probíhající soutěže o významnou státní zakázku.
Jak se zachovat?Skrýt odpověďZvlášť na oborových setkáních bys neměl/a diskutovat o tématech vztahujících se k hospodářské soutěži. Svému protějšku bys měl/a odpovědět, že o otázkách týkajících se konkurenčního boje nechceš diskutovat. Případné vyslechnuté informace si nech pro sebe.
Zástupce zákazníka tě požádá, abyste do zakázky zakalkulovali a zahrnuli některé položky spotřebního charakteru (mobilní telefon a tablet), které ovšem nemají být následně uvedeny na dodacích listech. Lze se domnívat, že tyto položky mají sloužit osobní potřebě příslušného zástupce zákazníka.
Jak se zachovat?Skrýt odpověďUpozorni svého partnera, že veškeré dodávky z naší strany musí být transparentní a také veškeré výdaje musí být evidovány k příslušné zakázce, a proto nemůžeš takovému požadavku vyhovět.
V rámci jednání o budoucí velké zakázce uspořádáš pro potenciálního zákazníka cestu po obdobných dříve realizovaných zakázkách, které zákazníkovi ukazují kompetence naší společnosti, a zároveň upřesňujete technické aspekty budoucího projektu. Při této cestě se společně stravujete v restauracích. Můžeš za zákazníka platit útratu těchto společných obědů či večeří?
Jak se zachovat?Skrýt odpověďJednostranně hrazené náklady podobného charakteru by mohly být vykládány jako snaha nepatřičně ovlivnit zákazníka pro pozdější výběr dodavatele. Placení útraty za druhou stranu by bylo přijatelné v případě, že by se druhá strana v placení střídala, případně by se na nákladech podílela jiným vhodným způsobem (např. hrazením nákladů za dopravu).
Náhodou vyslechneš rozhovor, ve kterém tvůj kolega nabídne svému známému z potenciální dodavatelské firmy tipy, jak získat od vaší společnosti objednávku. Informace, které probírají, ostatní potenciální dodavatelé k dispozici nemají.
Jak se zachovat?Skrýt odpověďBývá obtížné vytýkat kolegům takovéto jednání, nicméně naše společnost by v takovémto případě neměla jistotu, že vybrala nejlepšího dodavatele, pokud by neprošel poctivým výběrem. Měl/a bys upozornit svého manažera, který záležitost prodiskutuje s dotyčnou osobou, případně s pracovní skupinou.
Jsi obchodní konzultant/ka a se školou připravuješ projekt spolufinancovaný z fondů EU. Škola si vybrala řešení od VISUAL COMMUNICATION, které nejvíce vyhovuje jejím požadavkům. Zástupce školy tě požádá o spolupráci či podporu při přípravě výběrového řízení a výběrových kritérií…
Jak se zachovat?Skrýt odpověďŠkole (nebo jakémukoli zákazníkovi) můžeme pomoci s přípravou otevřeného výběrového řízení v podobě doporučení pro postup, zadání apod. (u veřejných zakázek musí výběrové řízení splňovat zákon o veřejných zakázkách), vždy s ohledem na potřeby školy/zákazníka. Je na zákazníkovi, jak výběrové řízení nastaví a koho v něm vybere.
Tvorba udržitelného růstu pro naše akcionáře znamená zajištění dobré a stálé návratnosti jejich investic. Abychom dosáhli tohoto cíle a zůstali věrni našim základním hodnotám, musíme rozumně používat a chránit majetek společnosti a řešit veškeré střety zájmů.
Střet zájmů může vzniknout mimo jiné při:
Jakékoliv rizikové případy je potřeba předem konzultovat s nadřízeným.
Součástí tvé práce je programování systémů pro klienty. Jeden z obchodníků zadává práci, kterou pro ostatní obvykle realizuješ ty nebo kolega, svému bratranci.
Jak se zachovat?Skrýt odpověďProber situaci s manažerem. I když se to může jevit nepatřičně, je možné, že obchodník respektuje všechny relevantní postupy – proto je vhodné to ověřit, ne mlčet.
Majetek společnosti představuje hmotný majetek, informace, data, záznamy i duševní vlastnictví. Počítačové a komunikační systémy, software a osobní digitální zařízení patří mezi aktiva společnosti. Holding si vyhrazuje právo monitorovat IT a komunikační systémy používané pro pracovní účely, a to i v případě vlastních zařízení zaměstnance. Podrobná pravidla jsou popsána v dokumentu „Závazná pravidla pro práci s výpočetní technikou VISUAL COMMUNICATION“.
Zaměstnanci musí účinně chránit neveřejné informace proti neoprávněnému přístupu, použití a vyzrazení. Obchodní tajemství a další důvěrné informace mohou být poskytnuty třetí straně pouze na základě platné písemné dohody (NDA).
Duševní vlastnictví vytvořené při práci pro VISUAL COMMUNICATION je vždy majetkem holdingu. Zaměstnanci uzavřením pracovní smlouvy vyjadřují souhlas k plnému a exkluzivnímu postoupení práv k takovému duševnímu vlastnictví.
Cestovní výlohy a výdaje na reprezentaci musí odpovídat potřebám obchodní činnosti. Zaměstnanci předkládající nebo schvalující výkazy jsou povinni zajistit správnost, přiměřenost a včasnost dokladování výdajů. (Konkrétní administrativní postup viz Průvodce nováčka, kapitola Administrativní minimum.)
I po ukončení pracovního poměru přetrvávají povinnosti: vrátit veškerý majetek společnosti, nadále chránit neveřejné informace a dodržovat platná smluvní ujednání.
Pokud se v rámci své práce dozvíš významné neveřejné informace o holdingu VISUAL COMMUNICATION nebo jeho obchodních partnerech (např. o chystané akvizici, výsledcích hospodaření), nesmíš tyto informace využít ve svůj prospěch ani je sdílet s jinými osobami, dokud nejsou zveřejněny oficiální cestou. To platí i tehdy, když nemáš v úmyslu obohatit sebe ani jiné.
Zaměstnanci se mohou svobodně účastnit politického života jako soukromé osoby. Politickou činnost ale nesmíme provozovat v prostorách společnosti, používat k ní firemní zdroje ani se jí věnovat v pracovní době. Při jakémkoli veřejném vyjádření v této oblasti musí být jasné, že jde o osobní názor, ne stanovisko společnosti. Politické či charitativní příspěvky jménem společnosti schvaluje předem představenstvo.
Osobní údaje jsou jakékoli údaje, které lze dát do souvislosti s identifikovatelnou fyzickou osobou – například jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo nebo fotografie. Chráníme osobní údaje kolegů, zákazníků i dalších osob, se kterými přicházíme do styku, a zpracováváme je pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a jen po dobu, kdy je to potřeba.
Přístup k osobním údajům poskytujeme pouze oprávněným osobám. Podezření na únik nebo zneužití osobních údajů hlásíme neprodleně svému nadřízenému. Konkrétní administrativní postupy (např. souhlasy dle GDPR) se řídí samostatnou interní dokumentací pro ochranu osobních údajů.
Nástroje umělé inteligence nám mohou usnadnit práci, ale používáme je zodpovědně:
Při své činnosti bereme v úvahu zájmy společenského okolí. Usilujeme o vytváření trvale udržitelného světa a minimalizujeme negativní dopady naší společnosti na životní prostředí.
Snažíme se, aby okolí našich pracovišť bylo upravené a zlepšovalo prostředí, kde naši sousedé pracují či bydlí. Podporujeme vzdělávání – přispíváme k rozvoji výuky přírodních věd, vzděláváme učitele a přinášíme do výuky moderní vzdělávací přístupy.
Náš systém environmentálního řízení (EMS) má certifikaci dle ISO 14001. Chráníme životní prostředí minimalizací znečišťování, snižováním množství odpadu a preferováním ekologicky šetrnějších výrobků, kde to charakter zakázek umožňuje.
Moderní otroctví zahrnuje situace, kdy je člověku pod nátlakem, hrozbou nebo zneužitím moci odebrána svoboda volby práce nebo nakládání se svým tělem. Patří sem obchodování s lidmi, nucená práce, dluhové otroctví a vykořisťování zranitelných osob (např. cizinců neznalých svých práv, lidí v dluhové pasti).
Máš-li podezření na výskyt těchto praktik u nás nebo u dodavatele, nahlas to způsobem popsaným v kapitole Jak postupovat při obavách z nesprávného jednání.
Více informací: Anti-Slavery International – www.antislavery.org
Jednání manažerů je příkladem pro ostatní. Vedoucí pracovníci mají velký vliv na to, jakým způsobem budou jejich podřízení provádět svou činnost.
Vyskytne-li se obtížná situace, jejíž řešení se zdá být komplikované, může pomoci následující schéma otázek. Odpovídej postupně.
Každá odpověď musí být ANO.
Pokud zní tvoje odpověď na kteroukoliv z otázek „NE“ nebo „nejsem si jistý/á“, nedělej to. Postupuj podle rad v kapitole Jak postupovat při obavách z nesprávného jednání.
Zodpovězeno 0 z 8.
Nejprve vyhodnoť situaci spolu se svým nadřízeným a zjisti, zda souhlasí s tebou navrhovaným řešením.
Etický kodex poskytuje vodítko pro běžné situace, ale nemůže dát návod pro všechno.
Pokud si nejsi jistý/á, zda je jednání kolegy v souladu s kodexem, můžeš se ho nejprve zeptat:
„Mohl bys mi, prosím, pomoci pochopit důvod tvého jednání?“
Pokud ti to není příjemné, nebo situace vyžaduje formální řešení, použij následující kanály.
První a zpravidla nejrychlejší cesta.
Zejména u témat diskriminace, obtěžování a ochrany soukromí.
Člen dozorčí rady či představenstva společnosti.
Webový formulář pro oznámení.
ethicshotline.eu/cs/home/?client=07303131Kdo je kdo v HR a ve vedení, najdeš v organizační struktuře.
V průběhu vyšetřování zachováváme identitu oznamovatele v maximální možné míře v anonymitě. Společnost považuje veškerá oznámení za důvěrná; informace jsou sdíleny pouze s těmi, kdo je potřebují znát k vyřízení oznámení.
Je-li zjištěno nesprávné jednání, odpovědné osoby budou disciplinárně potrestány, přičemž tímto trestem může být i ukončení pracovního poměru a případná občanskoprávní, obchodněprávní či trestněprávní žaloba nebo zahájení přestupkového řízení.
Musíme podporovat prostředí, ve kterém se zaměstnanci nebudou bát upozornit na potenciální obavy a problémy. Holding VISUAL COMMUNICATION nebude tolerovat jakékoliv odvetné opatření vůči někomu, kdo v dobré víře vzbudí obavu ohledně porušování povinností, oznámí domnělé porušování povinností či v souvislosti s vyšetřováním domnělého porušení poskytne informace. Společnost prošetří veškeré případy potenciálních odvetných opatření a disciplinárně potrestá odpovědné osoby, jež provedly odvetný krok.
Co přesně myslíme pojmy, které se v kodexu opakují.
Tento Etický kodex je vydáván jako vnitřní předpis společnosti. Nezakládá sám o sobě nárok na trvání pracovního poměru ani nenahrazuje pracovní smlouvu, kolektivní smlouvu ani jiné individuální ujednání se zaměstnancem.
Každý zaměstnanec je s Etickým kodexem prokazatelně seznámen při nástupu (podpisem nebo elektronickým potvrzením přečtení) a dále vždy při jeho podstatné aktualizaci.
Porušení povinností stanovených tímto kodexem může být posuzováno jako porušení povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci, s důsledky podle zákoníku práce a vnitřních předpisů společnosti (viz kapitola Povinnosti a jejich dodržování).
Dělejme ty správné věci!